为了满足学生继续深造和就业的不同需要，加强学籍证明材料规范管理，特制定本办法。
第一条 学生学籍证明材料指学生在籍学籍证明、学历学位证明、在校成绩证明等，格式由教务处统一制定，并应按规定程序办理审批手续。
第二条 学校根据学生的不同需要可提供中英文学籍证明材料。英文成绩单原则上只对在籍在校的学生提供，2010届以后的毕业生需英文成绩单时可视情况办理。
第三条 学生办理学籍证明材料原则上应由学生本人办理，若特殊情况本人不能亲自办理时，可委托他人办理，但申请人须提供本人签名的委托书及身份证复印件，并向所在（或原所在）学院联系说明情况，方可由受托人协助办理，且受托人应提供本人的身份证复印件和原件查验。
第四条 学校可免费为在校学生提供5份中文成绩单（其中2份存档）和1份中文在籍证明，超过的部分和所有英文证明材料均实行有偿服务，按物价部门核准的标准收费；已毕业的往届学生申请办理相关证明材料均应按章收费。所收款项均交学校计财处。
第五条 本校在籍学生因考研复试需提供学籍证明时，由学生所在学院提供拟复试的学生名单，由教务处统一制作后发放至学生所在学院，由学生所在学院教学秘书按需发放，并作好发放登记。未使用的学生在籍证明应退还教务处销毁。
第六条 在校学生因个人需要申请开具学籍证明材料的，应填写“湖南理工学院学生申请学籍证明材料审批表”（附1），经所在学院审核后，到教务处复审办理。
第七条 在校学生的中文成绩单由所在学院打印并盖章，学籍证明及英文成绩单由教务处统一打印；使用专用打印纸打印的英文成绩单且由教务处处长签名方为有效。学生在籍证明盖“湖南理工学院学籍管理专用章”，中、英文成绩单和学历学位证明盖“湖南理工学院教务处”章。
第八条 曾在本校学习过的往届学生需开具就读、学历学位等证明材料时，应填写“湖南理工学院学生申请学习证明材料审批表”（附2），经学校学籍管理员审核，或至学校档案馆复印招生、毕业等相关材料，必要时还须到原所在学院（系）出具证明，由教务处按统一格式出具证明。需中文成绩单的原则上由学校档案馆复印成绩单并加盖档案馆章办理，特别需要时可到教务处申请加盖教务处公章。
第九条 本办法从发文之日起实行。由教务处负责解释。
附件：1、湖南理工学院学生申请学籍证明材料审批表（在校在籍学生用）
2、湖南理工学院学生申请学习证明材料审批表（曾在本校学习过的往届学生用）
二〇一二年三月二十三日
主题词：规 范 学籍证明材料 暂行办法
报：校领导
送：相关处室
发：教学学院（部）
湖南理工学院教务处 2012年3月23日印发
湖南理工学院学生申请学籍证明材料审批表
（在校在籍学生用）
编号：
学
生
个
人
信
息
| 中文姓名
|
| 性别
|
| 学号
|
| 生源地
|
|
英文姓名
|
| 出生日期
|
| 联系电话
|
|
院 系
|
| 专业年级
|
|
申请原因
|
|
申请材料
| 学籍证明□ 中文□ 份数： 英文□ 份数： 中英文□ 份数：
英文成绩单□ 份数： 是否需要专用信封密封□ 套数：
|
是否本人办理: 是□ 否□
申请人身份证明： 一卡通□ 身份证□
受委托人姓名:
申请人签名:
年 月 日
| 委托他人办理附件：
1、申请人委托书及身份证复印件；□
2、受托人身份证复印件；□（受委托人需带身份证原件备查）
受托人签名:
年 月 日
|
信
息
审
核
| 辅导员审核意见:
签名:
年 月 日
| 教学秘书审核意见:
签名:
（学院公章） 年 月 日
|
教
务
处
审
核
| 学籍审核：是否属实□
学籍证明经办人：
学籍证明编号：
英文成绩单经办人：
办结日期： 年 月 日
| 中文 份；英文 份；中英文对照 份
英文成绩单 份。
密封费：
合计： 元 。
收款人： 年 月 日
|
备注
|
| 领取签名：
年 月 日
|
| | | | | | | | | | |
注：1、申请程序：教务处网站（http://jwc.hnist.cn）首页下方“下载专区”→“学生下载”→“学籍管理“栏目下载表格→填写完整学生个人信息→辅导员老师签字→学院教学秘书老师审核签字并加盖学院公章→学校教务处学籍办（208办公室）审核并开具证明材料→教务处综合办（204办公室）盖章收费。
2、每位学生享免费中文版1份，其余有偿服务。申请英文证明材料时需填写英文姓名。
3、学籍、成绩等证明限使用专用格式与模板，如实出具。
湖南理工学院学生申请学习证明材料审批表
（曾在本校学习过的往届学生用）
编号：
学
生
个
人
信
息
| 中文姓名
|
| 性别
|
| 学号
|
| 生源地
|
|
英文姓名
|
| 出生日期
|
| 联系电话
|
|
院 系
|
| 专业年级
|
|
学习性质
|
| 在校学习时间
|
| 本校证明人
|
|
申请原因
|
|
申请材料
| 学习（历）证明□ 中文□ 份数： 英文□ 份数： 中英文□ 份数：
学位证明□ 中文□ 份数： 英文□ 份数： 中英文□ 份数：
英文成绩单□ 份数： 是否需要专用信封密封□ 套数：
|
是否本人办理: 是□ 否□
申请人身份证明： 一卡通□ 身份证□
受委托人姓名:
申请人签名:
年 月 日
| 委托他人办理附件：
3、申请人委托书及身份证复印件；□
4、受托人身份证复印件；□（受委托人需带身份证原件备查）
受托人签名:
年 月 日
|
提
交
档
案
材
料
| 到学校档案馆复印如下资料:
录简表□
毕业生名册□（2003届以前的毕业生）
成绩单□
| 学籍管理员复核档案材料:
签名:
年 月 日
|
教
务
处
审
核
| 学习证明材料经办人：
学习证明编号：
英文成绩单经办人：
办结日期： 年 月 日
| 中文 份；英文 份；中英文对照 份
英文成绩单 份。
密封费：
合计： 元 。
收款人： 年 月 日
|
备注
|
| 领取签名：
年 月 日
|
| | | | | | | | | | | | |
注：1、申请程序：申请人填表→教务处学籍办（208办公室）审核→档案馆复印相关材料→学籍办开具证明材料→教务处综合办（204办公室）盖章收费；
2、申请英文证明材料时需填写英文姓名；英文成绩单仅受理2010届（含）以后的毕业生。
3、学习、学历学位、成绩等证明限使用专用格式与模板，如实出具。
