湖南理工学院硕士研究生档案管理暂行规定

一、总则

第一条 为进一步加强研究生档案管理，建立健全研究生档案管理制度，根据教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》，结合我校学位与研究生教育工作实际，特制定本规定。

第二条 研究生档案管理工作是学校学位与研究生教育工作的重要组成部分，是不可缺少的工作环节，档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则。

二、档案管理分工及职责

第三条 研究生工作处负责研究生档案的宏观管理，主要负责研究生新生人事档案的收集与审查、毕业生人事档案的转递与移交，并对各培养单位研究生档案管理工作进行指导与督查。

第四条 各培养单位具体负责在校期间研究生档案材料的收集、整理、归档、查阅和存档等日常管理工作，并对档案材料的真实性、完整性、安全性和规范性负责。

三、档案材料收集范围

第五条 入学材料

1、硕士研究生入学前人事档案；

2、湖南理工学院硕士研究生入学登记表；

3、湖南理工学院硕士研究生录取登记表（或同等学历申请硕士学位资格审查表）；

4、湖南理工学院硕士研究生入学体检表；

5、湖南理工学院硕士研究生婚育情况调查表。

第六条 学籍材料

1、湖南理工学院硕士研究生个人培养计划；

2、湖南理工学院硕士研究生学年考核（中期考核）表；

3、湖南理工学院硕士研究生科研工作和社会实践总结报告（学术型）；

4、湖南理工学院硕士研究生学术活动总结报告（学术型）；

5、湖南理工学院硕士研究生专业实践总结报告（专业型）；

6、湖南理工学院硕士研究生学籍表（含课程考核成绩表）；

7、湖南理工学院硕士研究生休学申请审批表；

8、湖南理工学院硕士研究生复学申请审批表；

9、湖南省研究生科研创新项目材料。

第七条 学位材料

1、湖南理工学院硕士学位论文选题报告书；

2、湖南理工学院硕士学位论文中期检查报告书；

3、湖南理工学院硕士学位论文预答辩材料；

4、湖南理工学院硕士学位论文相似性检测材料；

5、湖南理工学院硕士学位申请书（合订本）；

①湖南理工学院硕士学位申请资格审查表

②湖南理工学院导师对硕士生综合素质及学位论文的评语

③湖南理工学院硕士学位论文评阅书(3份)

④湖南理工学院硕士学位论文评阅与答辩申请表

⑤湖南理工学院硕士学位论文答辩记录

⑥湖南理工学院硕士学位论文答辩决议书

⑦湖南理工学院授予硕士学位审批意见表

⑧申请人身份证复印件

⑨在读期间学术与应用成果复印件（发表论文目录页与第一页）

6、湖南理工学院硕士学位论文；

7、湖南理工学院优秀硕士学位论文材料。

第八条 奖惩材料

1、湖南理工学院硕士研究生国家奖学金审批表；

2、湖南理工学院硕士研究生学业奖学金审批表；

3、湖南理工学院硕士研究生其他获奖证明材料；

4、湖南理工学院硕士研究生在校期间因违反校纪校规所形成的各类处分材料。

第九条 组织材料

硕士研究生在校期间参加中国共产党、共青团的材料等。

第十条 毕业材料

1、湖南理工学院硕士研究生毕业登记表；

2、全国毕业研究生就业通知书。

四、档案的接收与审查

第十一条 确定研究生录取名单后，研究生工作处招生办公室向考生发出调档通知函，要求新生在规定时间内将本人档案寄送到研究生工作处学生工作办公室，其中在校读研期间保留工作岗位的非全日制研究生,档案可以不调入我校，但需其本人将自己的档案拿到研究生工作处进行审核，审核完毕后，予以退回。

第十二条 新生入学后，研究生工作处审核新生档案，如果发现研究生入校前档案不全或完全缺失，将联系研究生本人补齐材料。

第十三条 研究生工作处审核完新生入学研究生档案后，需将新生档案及时换装印有“湖南理工学院硕士研究生人事档案袋”字样的档案专用袋，并在档案袋上编注年级、学号、学科/专业、姓名，存入具备防火、防盗、防潮、防虫的档案柜。

五、档案材料的收集与整理

第十四条 研究生在校期间产生的业务档案材料，各培养单位应及时收集，装入印有“湖南理工学院硕士研究生培养档案袋”字样的档案专用袋，并在档案袋上编注年级、学号、学科/专业、姓名，与研究生人事档案一起存放于培养单位指定的档案柜。

      第十五条 研究生工作处应适时将在研究生培养过程中形成的正式有效的研究生档案材料移交到各培养单位归档，并办理移交手续。各培养单位应将接收的研究生档案材料及时登记、归档。

     第十六条 对于收集、整理的研究生档案材料，任何人不得随意更改、补充、抽出、销毁。如遇特殊情况必须对有关材料进行更改、补充、抽出或销毁的，应当经研究生工作处和各培养单位领导集体讨论，提出处理意见，报学校分管领导批准后，方可实施。

      第十七条 研究生档案属需妥善保管的内部文件，各培养单位要指定专人负责档案管理。档案管理人员如发生工作变动，应及时做好档案管理工作的交接手续，确保研究生档案的安全。

六、档案查阅与利用

第十八条 因工作需要查阅研究生档案的，须经各培养单位主管领导批准后，在档案管理人员在场的情况下查阅，并按规定予以登记。校外人员因工作需要查阅研究生档案，应由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具相关身份证明，说明查询内容及目的，经各培养单位主管领导批准后方可查阅，并按规定予以登记。研究生档案不予借阅。

      第十九条 查阅研究生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换、拍摄、复制档案内容和档案材料。

第二十条 研究生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复印有关本人档案证明材料，应当由研究生本人提出书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经各培养单位主管领导批准后，由档案管理人员按规定办理。

七、档案的转递与暂存

第二十一条 毕业硕士研究生人事档案由研究生工作处负责转递与移交。研究生工作处在每年学位评定委员会批准授予硕士学位的决定后，及时将收集整理的毕业硕士研究生人事档案。严格密封并加盖骑缝公章后，根据毕业硕士研究生提供的调档函或就业报到证或博士录取通知书（博士后录取通知书）所列的单位地址，通过学校机要室以机要通信方式寄出。

第二十二条 入学时未将人事档案调入我校的非全日制硕士研究生，在我校学习期间产生的档案材料（需放入人事档案的材料），毕业时研究生工作处将移交到研究生所在的工作单位。

第二十三条 没有落实就业单位的毕业研究生，其人事档案由研究生工作处按规定移交到学校档案馆暂存，暂存期内如毕业研究生落实就业单位，按照我校研究生档案管理的要求，可随时提取本人档案。

第二十四条 因故延期毕业硕士研究生的档案仍由研究生工作处暂时保管。

第二十五条 因退学、开除学籍处分的硕士研究生，其人事档案由研究生工作处寄送至研究生家庭所在地的人才交流中心。

第二十六条 毕业硕士研究生业务档案由各培养单位负责转递与移交。各培养单位在每年学位评定委员会批准授予硕士学位的决定后，及时将收集整理的毕业硕士研究生业务档案，严格密封并加盖骑缝公章后，按存档要求移交到学校档案馆，并办好移交手续。

八、附则

第二十七条 本规定适用于本校全日制硕士研究生的档案管理。

      第二十八条 本规定自发布之日起试行，由研究生工作处负责解释。